Comunicazione della titolarità effettiva al Registro delle imprese – Modalità e termini

Premessa

Il 9.10.2023 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 236 il decreto del Ministero delle imprese e del made in Italy (MIMIT) del 29.9.2023 che attesta l’operatività del Registro dei titolari effettivi di imprese dotate di personalità giuridica e di persone giuridiche private (sezione autonoma), nonché di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali e di istituti giuridici affini al trust (sezione speciale).

Si ricorda, inoltre, che l’art. 3 co. 6 del DM 11.3.2022 n. 55 ha subordinato l’operatività del sistema alla predisposizione dei seguenti provvedimenti:

• da parte di InfoCamere S.C.p.A., un disciplinare per definire misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento 2016/679/UE (o GDPR) e della vigente normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali (ex 11 co. 3 del DM 55/2022); disciplinare che risulta avere ricevuto il parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali (parere 14.9.2023 n. 397);
• da parte del Ministero delle imprese e del made in Italy (MIMIT), un decreto sui diritti di segreteria (ex 8 co. 1 del DM 55/2022); si tratta del DM 20.4.2023 (pubblicato sulla G.U. 28.6.2023 n. 149);
• sempre da parte del Ministero delle imprese e del made in Italy (MIMIT), un decreto sulle specifiche tecniche del formato elettronico della comunicazione unica d’impresa, da utilizzare per le comunicazioni in questione (ex 3 co. 5 del DM 55/2022); si tratta del DM 12.4.2023 (pubblicato sulla G.U. 20.4.2023 n. 93).

Termini per la comunicazione

Ai sensi dell’art. 3 co. 6 ultimo periodo del DM 55/2022, le comunicazioni dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva sono effettuate entro i 60 giorni successivi alla pubblicazione del provvedimento attestante l’operatività del sistema.

Il termine, quindi, scadrebbe l’8.12.2023, ma, trattandosi di giorno festivo, seguìto da un sabato e una domenica, slitta a lunedì 11.12.2023. Ciò in base all’art. 3 co. 2 del DPR 558/99, ai sensi del quale la presentazione delle domande al Registro delle imprese il cui termine cade di sabato o di giorno festivo è reputata tempestiva se effettuata il primo giorno lavorativo successivo.

Manuale operativo Unioncamere

Al fine di agevolare le procedure di comunicazione, Unioncamere ha predisposto, con l’ausilio delle Camere di Commercio italiane, il “Manuale operativo per l’invio telematico delle comunicazioni del titolare effettivo agli uffici del Registro delle imprese” (di seguito “Manuale Unioncamere”).

Il documento fornisce le informazioni di base per presentare la “prima comunicazione” della titolarità effettiva da parte dei soggetti destinatari già costituiti alla data del 9.10.2023, oppure costituiti in seguito. Inoltre, il testo riporta le notizie essenziali per comunicare la successiva variazione dei dati del titolare effettivo già iscritto e potrà essere oggetto di successive modifiche/integrazioni a seguito di eventuali pareri specifici e/o chiarimenti espressi dai Ministeri competenti.

Sanzioni

L’omessa comunicazione delle informazioni sul titolare effettivo è punita con la mede­si­ma sanzione amministrativa di cui all’art. 2630 c.c., ovvero da 103,00 a 1.032,00 euro (art. 21 co. 1 e co. 3 del DLgs. 231/2007).

Se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la san­zione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.

Destinatari dell’obbligo di comunicazione

Il DM 11.3.2022 n. 55 ha disciplinato le modalità esclusivamente telematiche per la comunicazione al nuovo Registro dei titolari effettivi, istituito presso le Camere di commercio territoriali, dei dati relativi alla titolarità effettiva dei seguenti enti:

• imprese dotate di personalità giuridica (spa, srl, sapa, società cooperative);
• persone giuridiche private (associazioni, fondazioni e altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica con l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche, ai sensi del DPR 361/2000).

La comunicazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva deve essere inviata all’Ufficio del Registro delle Imprese della Camera di commercio territorialmente competente, per l’iscrizione e la conservazione nella sezione autonoma, dai seguenti soggetti:

• amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica;
• fondatore, ove in vita, oppure dai soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministra­zio­ne delle persone giuridiche private.

Inoltre, è istituita una sezione speciale per la comunicazione dei nominativi dei titolari effettivi di trust e istituti giuridici affini; la comunicazione in questo caso deve essere effettuata dal fiduciario.

Esclusioni

Come ricordato nel Manuale Unioncamere, l’obbligo di comunicare la titolarità effettiva non riguarda società di persone, imprese individuali e associazioni non riconosciute.

Individuazione del titolare effettivo

Ai sensi dell’art. 1 co. 2 lett. pp) del DLgs. 231/2007, titolare effettivo è “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istan­za, il rapporto continuativo è istaurato, la prestazione professionale è resa o l’ope­razione è ese­guita”.

Imprese dotate di personalità giuridica

Per i clienti diversi dalle persone fisiche, ai sensi dell’art. 20 co. 1 del DLgs. 231/2007, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche alle quali è attribuibile la proprietà, diretta o indiretta, o il controllo. Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:

• costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
• costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

Ai sensi del successivo co. 3 del medesimo articolo, qualora l’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:

• del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
• dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’in­fluenza dominante.

In via residuale, secondo il co. 5, qualora l’applicazione dei suddetti criteri non consenta di indi­viduare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.

Persone giuridiche private

Con riguardo alle persone giuridiche private di cui al DPR 361/2000, l’art. 20 co. 4 del DLgs. 231/2007 stabilisce che, come titolari effettivi, sono cumulativamente individuati:

• i fondatori, ove in vita;
• i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
• i titolari di poteri di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

Trust e istituti giuridici affini ai trust

Con riguardo ai trust espressi e agli istituti giuridici affini, sono titolari effettivi (da ritenersi cu­mu­lativamente, secondo le Linee Guida CNDCEC febbraio 2021, p. 41) il costituente o i costituenti, il fiduciario o i fiduciari, il guar­diano o i guardiani ovvero altra persona per conto del fiduciario, ove esistenti, i bene­fi­ciari o classe di beneficiari e le altre persone fisiche che esercitano il controllo sul trust o sull’istituto giuridico affine e qualunque altra persona fisica che esercita, in ultima istan­za, il controllo sui beni conferiti nel trust o nell’istituto giuridico affine attraverso la pro­prietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi (art. 22 co. 5 primo periodo del DLgs. 231/2007).

Comunicazione dei dati

Prima comunicazione

La comunicazione del titolare effettivo rivolta all’ufficio del Registro delle imprese della Camera di Commercio territorialmente competente è effettuata con invio telematico mediante il modello della Comunicazione Unica e lo specifico modulo digitale TE, approvato con il DM 12.4.2023.

Le comunicazioni della titolarità effettiva possono essere predisposte ed inviate attraverso DIRE (https://dire.registroimprese.it/), l’ambiente di compilazione messo a disposizione dal Sistema Camerale, o attraverso altre soluzioni di mercato.

Nel Manuale Unioncamere viene evidenziato come la comunicazione della titolarità effettiva non possa essere inviata contestualmente ad altre istanze o denunce da presentare all’ufficio del Registro delle imprese, salvo il caso della comunicazione di conferma annuale, che può essere trasmessa dalle imprese dotate di personalità giuridica contestualmente al deposito del bilancio di esercizio. La presenza di modelli secondari o di allegati da inviare ad altri enti (quali Agenzia delle Entrate, INAIL, INPS, ecc.) costituisce, infatti, un errore bloccante nell’ambito dei controlli automatizzati.

Primo popolamento del registro

L’avvio operativo del registro avviene mediante una fase di “primo popolamento” con le comunicazioni della titolarità effettiva cui sono tenute:

• le imprese persone giuridiche già costituite (cioè già iscritte nel Registro delle imprese) al 9.10.2023;
• le persone giuridiche private già costituite (cioè già iscritte nell’apposito registro) al 9.10.2023;
• i trust e gli istituti giuridici affini già costituiti al 9.10.2023.

Come accennato, la scadenza da rispettare è, in questo caso, il 60° giorno successivo alla data indicata: l’adempimento deve quindi essere effettuato entro il giorno 11.12.2023.

Soggetti neocostituiti

La comunicazione del titolare effettivo è adempimento obbligatorio anche per i soggetti costituiti dopo il 9.10.2023. In questo caso le scadenze da rispettare sono le seguenti:

• per le spa, srl, sapa, società consortili per azioni, in accomandita per azioni e a responsabilità limitata e società cooperative neocostituite la comunicazione della titolarità effettiva deve essere trasmessa all’ufficio del Registro delle imprese entro 30 giorni dall’iscrizione nello stesso;
• per le persone giuridiche private neocostituite la comunicazione della titolarità effettiva deve essere trasmessa all’ufficio del Registro delle imprese entro 30 giorni dall’iscrizione nel Registro delle persone giuridiche private;
• per i trust e gli istituti giuridici affini (mandati fiduciari) neocostituiti la comunicazione deve essere trasmessa entro 30 giorni dalla costituzione.

Comunicazione di successive variazioni

L’art. 3 co. 3 del DM 55/2022 stabilisce che le informazioni sulla titolarità effettiva devono essere costantemente aggiornate e, a tal fine, i soggetti obbligati comunicano eventuali variazioni delle stesse “entro trenta giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione”. Ai sensi dell’art. 11 co. 2 del DM 55/2022, il Registro dei titolari effettivi tiene traccia delle variazioni intervenute e le certifica entro il limite temporale di dieci anni.

Nel Manuale Unioncamere si evidenzia come la variazione da comunicare possa riguardare sia la persona stessa del titolare effettivo (a seguito, ad esempio, del subentro di un nuovo socio con quota di partecipazione al capitale sociale superiore al 25%, della nomina di un nuovo ammi­nistratore di persona giuridica privata, del cambiamento dei beneficiari del trust o dei soggetti che esercitano il controllo sul trust) sia le sole notizie già comunicate e a questi riferite (quali l’indirizzo del titolare effettivo, il domicilio digitale o il requisito in base al quale è stato indicato come titolare effettivo).

Deve essere tenuto presente, inoltre, il regime pubblicitario dell’atto da cui eventualmente derivi la variazione del titolare effettivo. Se gli effetti modificativi intervengono solo in seguito alla pubblicità dell’atto (c.d. “pubblicità costitutiva” o “parzialmente costitutiva”) appare corretto tenere conto di tale aspetto nel calcolo della decorrenza del termine sopra ricordato.

Nel documento Unioncamere viene riportato l’esempio di un atto di trasferimento di quote di una srl (relativo ad una partecipazione superiore al 25%) datato 10.1.2024 che è stato iscritto il 15.1.2024 nel Registro delle imprese. L’ex socio, già indicato quale titolare effettivo grazie alla proprietà della partecipazione, cessa, pertanto, di essere tale a favore dell’acquirente della quota. In tale circostanza la data di variazione della titolarità effettiva da indicare nella modulistica è il 15.1.2024 e la pratica di variazione deve essere presentata entro 30 giorni dalla suddetta data.

Tutte le volte in cui si verifichi una variazione della titolarità effettiva deve essere inviato un nuovo modello digitale TE all’ufficio del Registro delle imprese competente.

Comunicazione annuale

Indipendentemente dalla circostanza che intervengano variazioni della titolarità effettiva, è prevista una comunicazione periodica annuale. A stabilirlo è l’art. 3 co. 3 del DM 55/2022, secondo cui “gli stessi soggetti comunicano annualmente la conferma dei dati e delle informazioni, entro dodici mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione della loro variazione o dall’ultima conferma. Le imprese dotate di personalità giuridica possono effettuare la conferma contestualmente al deposito del bilancio”.

Pertanto, i destinatari dell’obbligo di comunicazione devono periodicamente comunicare la loro ti­to­larità effettiva anche se nulla sia cambiato rispetto all’ultima comunicazione presentata. L’adem­pi­mento deve essere effettuato entro 12 mesi dall’ultima comunicazione di variazione o dall’ultima conferma.

Soggetti obbligati a sottoscrivere la comunicazione e invio da parte di terzi

Come già accennato, la comunicazione della titolarità effettiva deve essere sottoscritta digital­mente:

• dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società (oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori);
• dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata;
• dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini.

L’adempimento si sostanzia nella compilazione e sottoscrizione dell’apposito modulo digitale TE, con successivo invio al Registro delle imprese mediante Comunicazione unica.

Nel Manuale Unioncamere si sottolinea come non siano ammesse deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello: solo i soggetti sopra indicati possono sottoscrivere digital­mente la comunicazione e così autocertificare la titolarità effettiva.

Invio telematico da parte di un terzo

In caso di invio telematico del modello da parte di un terzo, quest’ultimo dovrà aggiungere la propria firma digitale a quella del dichiarante nella c.d. “distinta di accompagnamento” ai fini della domiciliazione.

Ufficio del registro delle imprese competente e diritti di segreteria

Nel documento Unioncamere si evidenzia come in caso di comunicazione/variazione o conferma dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva l’ufficio competente sia quello della Ca­mera di commercio titolare del dato, ossia ove l’impresa e la persona giuridica privata hanno la propria sede legale oppure, nel caso di trust, nella provincia in cui è stato costituito. Solo in caso di trust (o istituto assimilato) residente in Italia, ma costituito all’estero, la Camera di Commercio competente è quella di compensazione (Roma). In caso di mandato fiduciario, invece, la provincia di competenza è quella della sede della società fiduciaria alla quale il mandato fa riferimento.

Si precisa, inoltre, quanto segue:

• la comunicazione della titolarità effettiva non è soggetta ad imposta di bollo;
• è dovuto il diritto di segreteria (come stabilito dal DM 20.4.2023), pari a 30,00 euro; si ricorda che il pagamento del diritto di segreteria è condizione di ricevibilità della pratica.

Modulo di comunicazione

Struttura del modulo

I dati e le informazioni che formano oggetto di comunicazione sono indicati dall’art. 4 del DM 55/2022. In conformità a tali indicazioni il modulo digitale TE si compone delle seguenti parti:

Sezione/riquadro	Contenuto
Estremi della comunicazione	Tra gli altri aspetti, va indicato il tipo di soggetto cui si riferisce la comunicazione della titolarità effettiva, il codice fiscale e la denominazione. Il “tipo di soggetto” va indicato con un apposito codice identificativo: “I” se impresa; “‘M’” se mandato fiduciario; “P” se persona giuridica privata; “T” se trust.
1/Persone giuridiche private -Informazioni identificative	L’indirizzo della sede legale e della sede amministrativa, se diversa dalla prima, e l’indirizzo di posta elettronica certificata.
2/Trust – Informazioni identificative	Data, luogo ed estremi di costituzione del trust.
3/Titolare Effettivo	dati anagrafici e cittadinanza del titolare effettivo (si precisa che se il soggetto ha cittadinanza estera non è obbligato a compilare il codice fiscale, a meno che abbia residenza in Italia); residenza/domicilio; i criteri in base ai quali – ex art. 20 del DLgs. 231/2007 per società e persone giuridiche private ed ex art. 22 per trust e istituti giuridici affini – il soggetto indicato è individuato quale titolare effettivo.

Indicazione del criterio di individuazione del titolare effettivo

Il criterio di individuazione del titolare effettivo viene esplicitato nella compilazione del modello TE mediante l’uso di alcuni codici diversificati in funzione del soggetto giuridico cui è riferita la dichiarazione. Ad esempio, per le imprese con personalità giuridica sono previsti i seguenti codici:

Codice	Descrizione
TPD	Partecipazione proprietaria diretta superiore al 25% del capitale
TPI	Partecipazione proprietaria indiretta superiore al 25% del capitale
TCM	Controllo di maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria
TCE	Controllo di voti sufficienti per influenza dominante in assemblea ordinaria
TVC	Esistenza di vincoli contrattuali per influenza dominante sulla società
TRA	Titolare poteri di rappresentanza, amministrazione o direzione

Presenza del controinteressato all’accesso ai dati

L’accesso ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva è riconosciuto al pubblico, a richiesta e senza limitazioni dal punto di vista della legittimazione soggettiva del richiedente, salvo il caso in cui (ex art. 4 co. 1 lett. e) del DM 55/2022) risultino ragioni per le quali l’accesso ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione. In tal caso, la Camera di Commercio territorialmente competente trasmette (mediante comunicazione all’indirizzo PEC comunicato) la richiesta di accesso al controinteressato che, ai sensi dell’art. 21 co. 2 lett. f) secondo periodo e co. 4 lett. d-bis) del DLgs. 231/2007, è colui che indica nella comunicazione relativa alle informazioni attinenti alla titolarità effettiva le circostanze eccezionali ai fini dell’esclusione del­l’accesso (art. 1 co. 2 lett. b) del DM 55/2022).

In caso di presenza del controinteressato all’accesso ai dati sulla titolarità effettiva, è necessario digitare il codice specifico “CTR”, cui è abbinato il campo obbligatorio in cui compilare la motivazione per cui l’accesso esporrebbe il titolare effettivo a un rischio sproporzionato. Inoltre, è necessario indicare, nell’apposito campo, l’indirizzo di posta elettronica certificata presso cui la Camera di Commercio deve inviare al controinteressato le istanze di accesso ricevute.

Dichiarazione autocertificata e conservazione della documentazione

Nel modello TE è inserita la dichiarazione, ai sensi dell’art. 48 del DPR 445/2000, “di responsabilità e consapevolezza in merito alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese”.

Nel Manuale Unioncamere si precisa come tale dichiarazione autocertificata sia sufficiente per ottenere l’iscrizione della titolarità effettiva nel Registro delle imprese, non essendo previsti, in linea generale, allegati o documenti da inviare a supporto di quanto dichiarato. Tale documentazione, peraltro, deve essere custodita con cura dagli amministratori e deve essere da loro fornita agli uffici del Registro delle imprese in una fase successiva, se richiesta.

Qualora si volessero allegare dei documenti, gli stessi devono essere convertiti in formato pdf/A firmati digitalmente e codificati ad uso interno (codice documento “98”). L’assenza di tali requisiti formali impedisce la spedizione del modello digitale TE agli uffici del Registro delle imprese.

Controlli automatizzati

Il DM 12.4.2023 prevede alcuni controlli automatici specifici con effetto “bloccante” della pratica qualora la stessa presenti uno o più errori. Nel Manuale Unioncamere (§ 1.4.2) è riportata una sintesi delle principali anomalie, evidenziando, ad esempio, quanto segue:

• per i soggetti noti al Registro (imprese e alcune persone giuridiche private) deve esserci congruenza tra quanto dichiarato nel modello e quanto già presente nel medesimo Registro in merito alla tipologia di soggetto e alla provincia dell’ultima sede;
• è obbligatorio comunicare il codice fiscale del titolare effettivo non solo in caso di cittadinanza italiana, ma anche in caso di cittadinanza estera con residenza in Italia;
• in presenza della caratteristica, in capo al titolare effettivo, di “controinteressato all’accesso per esposizione a rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione oppure persona incapace o minore d’età” (codice CTR), si rende obbligatorio l’inserimento di almeno un altro requisito e l’indicazione della PEC riferibile al controinteressato.

Rileva poi la correttezza della qualifica del dichiarante, che per i soggetti iscritti nel Registro delle imprese deve rientrare tra le seguenti: legale rappresentante, amministratore, liquidatore, commissario giudiziario. È prevista anche l’indicazione “altro previsto dalla normativa vigente”, in cui evidentemente rientrano i dichiaranti dei soggetti non iscritti al Registro (fiduciari dei trust e dei mandati fiduciari), ma anche il sindaco qualora, decorso il termine, provveda in via surrogatoria a effettuare la comunicazione: in tal caso, precisa Unioncamere, non potranno essere utilizzate le qualifiche di “legale rappresentante” o “amministratore”.

L’elenco completo dei controlli automatizzati e bloccanti è riportato nel citato DM 12.4.2023.

Esempi di individuazione della titolarità effettiva e schede di dettaglio

Nel documento Unioncamere vengono forniti alcuni esempi di individuazione della titolarità effettiva sulla base dei criteri della proprietà, del controllo e del c.d. criterio residuale. Non sono presenti, invece, esemplificazioni attenenti alle catene di controllo: indicazioni in tale ambito sono, peraltro, desumibili della Linee guida del CNDCEC (maggio 2019).

Nella parte finale della guida sono fornite schede di dettaglio riguardanti gli adempimenti di prima comunicazione e di variazione della titolarità effettiva, suddivise per destinatario dell’obbligo.